La coordinación de actividades empresariales una visión sencilla y práctica de su auditoría

Autores:

Javier Cassini Gómez de Cádiz – Auditor Jefe SGPRL en PREVYCONTROL

Iñígo Martínez Sola – CEO en e.coordina Coordinación de Actividades Empresariales

El objeto de estas líneas es acercar, de forma sencilla y breve, la visión que puede tener un Auditor del Sistema de Gestión en Prevención de Riesgos Laborales sobre la aplicación de la Coordinación de Actividades Empresariales en materia preventiva.

Por ello, y dadas las más que posibles características del lector de estas líneas por el medio en el que se publica, se parte del conocimiento del contenido del Art.24 de la Ley 31/95 de Prevención de Riesgos Laborales y del posterior RD 171/2004 que lo desarrolla, además de otra legislación que afecta a la gestión en este aspecto preventivo.

Debemos partir del reconocimiento de que en el momento en el que en la gestión preventiva participan varias empresas, dicha gestión se complica notoriamente.

El escenario normal, generalizando, al que se enfrenta un auditor del sistema de gestión en prevención de riesgos laborales es la valoración, en una Empresa Principal que debe subcontratar a otras empresas, de dos aspectos:

Si la gestión, sobre el papel, de coordinación de actividades empresariales en materia preventiva que realiza la empresa se ajusta a la normativa.

Si lo que la empresa manifiesta y expone que hace se corresponde con la realidad y existen registros de ello.

Dentro de las empresas que se subcontratan hay dos tipos principales claramente definidos:

Las empresas subcontratadas que hacen una tarea puntual, un ejemplo claro es una empresa que va a realizar una reforma de albañilería en una nave industrial.

Las empresas subcontratadas que acuden períodicamente al centro de trabajo principal, las empresas de mantenimiento de instalaciones o equipos de trabajo son un claro ejemplo de este tipo de tarea.

Resulta evidente que la información que se cruza entre empresa principal y subcontratadas o sucesivas escalas de trabajo tiene un doble sentido: Tanto la empresa principal como subcontratada deben aportar información para establecer los adecuados medios de coordinación que define la normativa como al revés.

Para todo lo anterior, el Auditor del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales va buscando evidencias, mediante procedimientos de muestreo, que respondan, entre otras, a las siguientes cuestiones:

¿Existen empresas subcontratadas por la empresa auditada?
Dichas subcontratas, ¿lo son de modo puntual o períodico, o de ambos modos?
¿Existe un listado de las empresas subcontratadas?
¿Se han designado y organizado los medios de coordinación previstos en el RD 171/2004?
Dichos medios, ¿son adecuados a la actividad de la empresa y cumplen adecuadamente su cometido o son suficientes?
¿Informa el empresario principal a los empresarios subcontratados de los riesgos inherentes a las instalaciones de la empresa donde van a prestar servicio?
Igualmente, ¿se informa por parte del empresario principal a la empresa subcontratada de las medidas a tomar en caso de emergencia?
¿Se asegura el empresario principal de que esta información llega a los trabajadores de la empresa subcontratista que van a prestar servicio?
Por ello, ¿se define qué trabajadores concretos de la empresa subcontratistas son los que van a desarrollar tareas en la empresa principal?
¿Está debidamente legalizada la situación laboral de los trabajadores de la empresa subcontratista que vayan a entrar en la empresa principal?
¿Se ha puesto a disposición de dichos trabajadores la vigilancia de la salud prevista en la normativa vigente? Si resulta ser obligatoria, ¿se ha realizado el reconocimiento médico específico preceptivo?
¿Disponen los trabajadores de la empresa subcontratista que vayan a trabajar en la empresa principal de la formación e información en prevención de riesgos laborales adecuada a sus funciones?
Si es necesario, ¿se informa a los trabajadores de la empresa principal de posibles riesgos adicionales por algún trabajo concreto a realizar por alguna empresa subcontratada?
Una vez definido todo lo anterior, ¿existe un procedimiento de control, tanto documental como de la actividad real de la empresa subcontratada, de la actividad de coordinación de actividades empresariales en materia preventiva?
¿Responde ese procedimiento de control a las posibles interferencias en materia preventiva que puedan darse entre varios subcontratistas?

La lista de preguntas podría aumentarse, sobre todo en función de la actividad de la empresa principal y tareas subcontratadas, pero es claro que debe de existir un procedimiento de gestión claro que contemple todas las posibilidades que puedan acaecer en esta materia.

Es evidente, como lo es en todo proceso empresarial, buscar el medio más sencillo que garantice la mejor gestión, pero es importante que se den las dos cosas: Mejor Gestión y Sencillez, por ese orden. Para ello, el RD 171/2004 define, de modo no exhaustivo, una serie de medios de coordinación con los que la empresa principal puede organizar y controlar su sistema de coordinación de actividades empresariales, literalmente expone la citada norma:

Sin perjuicio de cualesquiera otros que puedan establecer las empresas concurrentes en el centro de trabajo, de los que puedan establecerse mediante la negociación colectiva y de los establecidos en la normativa de prevención de riesgos laborales para determinados sectores y actividades, se consideran medios de coordinación cualesquiera de los siguientes:

El intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes.
La celebración de reuniones periódicas entre las empresas concurrentes.
Las reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud de las empresas concurrentes o, en su defecto, de los empresarios que carezcan de dichos comités con los delegados de prevención.
La impartición de instrucciones.
El establecimiento conjunto de medidas específicas de prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes o de procedimientos o protocolos de actuación.
La presencia en el centro de trabajo de los recursos preventivos de las empresas concurrentes.
La designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas.

Si nos encontramos con que simplemente tenemos una empresa subcontratada nos encontramos con un proceso sencillo: Pero, en las empresas de elevado tamaño y unido a las tendencias generales de aumento de la subcontratación en el entorno empresarial, es muy frecuente que existan muchas empresas subcontratadas trabajando simultáneamente en una empresa principal.

Ello provoca una considerable burocratización de este proceso, hay que solicitar numerosos documentos a los subcontratistas y ello puede provocar enlentecimientos para comenzar a trabajar o asumir riesgos innecesarios permitiendo accesos en condiciones preventivas dudosas o inexistentes.

Además, si este control se hace de modo manual por parte de los recursos humanos en materia preventiva de la empresa principal, la velocidad y variabilidad de este asunto lleva frecuentemente al error o a faltas de documentación o de control, frecuentemente detectado en una Auditoría del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. Es fácil encontrar subcontratistas que lleven un tiempo considerable prestando servicios sin un debido control, con cambio constante de trabajadores que entran en la empresa principal, etc.

Resumiendo, nos encontramos con un asunto que, en materia preventiva, suele conllevar mucha dedicación de tiempo con escasa fiabilidad. Pensemos en los técnicos de prevención dedicándose el mayor tiempo posible a realizar prevención y no tareas documentales en las que se producen frecuentemente fallas, y que estas fallas suelen, en casos de accidente, llevar a la empresa principal a asumir responsabilidades jurídicas de diversa índole según el caso. Es importante mencionar que estas responsabilidades no se pueden dar únicamente por el hecho del control inicial de cumplimiento del subcontratista, sino que también pueden darse por el hecho de la falta de vigilancia ante incumplimientos del subcontratista durante el desarrollo de trabajo; es importante no olvidar que el trabajo se está desempeñando en el centro de trabajo del empresario principal y esta circunstancia conlleva un deber de vigilancia en materia preventiva que alcanza a la empresa subcontratada.

Evidentemente, para un Auditor no debe bastar la existencia de documentos para afirmar que se da una correcta Coordinación de Actividades Empresariales, aunque es notorio que deben existir y detectarse evidencias que respondan, entre otras, a las preguntas anteriores. Además de lo anterior, se debe comprobar la existencia de sistema, que se hace siempre lo mismo y de la misma manera, que hay procedimiento, que éste sea estable y sin grietas en la gestión.

Por tanto, el empresario principal –y volviendo a la anterior- debe disponer de un sistema y construir un procedimiento:

Que le garantice el cumplimiento de la norma
Sea adecuado a las circunstancias de su empresa en materia de Coordinación de Actividades Empresariales
Que sea lo más sencillo posible
Que no termine con un control inicial
Que no tenga grietas y localice en el momento de ocurrencia las faltas de cumplimiento
Que permita a los técnicos de prevención de su empresa disponer de tiempo para asumir un adecuado control de la actividad que se está realizando, mientras se ejecuta
De este modo, minimicemos accidentes y posibles consecuencias jurídicas nada deseables

Hoy en día, se nos antojan muy lejanos los tiempos en los que todo se controlaba manualmente y mediante documentos. Estamos acostumbrados a disponer de herramientas informáticas para todo, cuyo principal objetivo es la rapidez y la seguridad. Precisamente, en materia de Coordinación de Actividades Empresariales esos dos elementos son vitales: necesitamos tener un procedimiento rápido y seguro, que nos facilite el acceso a información en cada momento –sin información real no podemos actuar eficazmente y estaremos en manos del azar-.

Desde hace años se vienen desarrollando en el mercado herramientas informáticas que proporcionan a la empresa principal una importante ayuda para definir sus medios de coordinación y crear un entorno de trabajo seguro y controlado. Desde el punto de vista auditor, el que una empresa principal disponga de una herramienta informática de Coordinación de Actividades Empresariales siempre es un aspecto que se valora positivamente, luego hay que comprobar su uso adecuado y la respuesta eficaz a las preguntas anteriores, que son el eje de esta información.

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