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Proceso de gestión de auditoría del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales.

1. Toma de contacto con la situación de la empresa en materia de PRL.

Mediante la utilización de cuestionarios se estudia la situación de la empresa en PRL con una doble intención:

  • Aclarar aspectos de poca envergadura que puedan ser solucionados de manera sencilla.
  • Acercarse a la realidad de la empresa en materia de PRL como primer paso para realizar el informe final de auditoría.

 

2. Elaboración de Informe de Auditoría

De esta elaboración deben extraerse dos informes:

  • 1. INFORME FINAL DE AUDITORIA.- En él se recogerán, apartado por apartado, cada uno de los aspectos auditados, el método utilizado y los datos obtenidos.
  • 2. INFORME DE RECOMENDACIONES.- Recogerá aquellos aspectos que resultan como recomendables para eliminar incumplimientos de la legislación  vigente o para obtener mejoras en el sistema preventivo de la empresa.

Aspectos de especial incidencia

  • Modelo de organización preventiva adoptado. Adecuación a las necesidades de la empresa. Valoración de la capacitación de las personas responsables de la prevención en la empresa. 
  • Documentación del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales (asimilable al Plan de Prevención según modificación normativa a la Ley 31/95 de Prevención de Riesgos Laborales).
  • Evaluación de Riesgos Laborales y la correspondiente Planificación Preventiva según Ley 31/05, RD 39/97 (Plan de Seguridad y Salud en obras de construcción) y legislación de desarrollo. 
  • Formación e información para los trabajadores, tanto en la empresa como en otras empresas subcontratadas, ya sea para trabajos propios de su actividad u otras tareas.
  • Formación para Delegados de Prevención (si los hay).
  • Coordinación de actividades empresariales en base al Art.24 de la Ley 31/95 y posterior reglamentación (RD 171/2004). 
  • Estudio del cumplimiento de lo establecido en el RD 1627/97 sobre seguridad y salud en obras de construcción, si fuera el caso.
  • Vigilancia de la realización de reconocimientos médicos dentro de la disciplina de Vigilancia de la Salud así como propuestas de gestión en dicha disciplina preventiva sobre posibles deficiencias o inadecuaciones a puestos de trabajo.
  • Normativa interna sobre medios de protección.
  • Vigilancia sobre si las compras de maquinaria y diversos equipos cumplen con la normativa vigente en materia de seguridad.
  • Diversa normativa interna que pudiera afectar a la prevención de riesgos laborales en la empresa.
  • Investigación de accidentes
  • Vigilancia sobre las condiciones de subcontratas, tanto técnica como documentalmente.
  • Vigilancia de que toda la documentación sobre prevención y accidentabilidad sea fácilmente localizable.
  • Control especial sobre las condiciones de trabajo de menores y las trabajadoras embarazadas o en periodo de lactancia.
  • Realización de informe anual. Adecuación del contenido de dicho informe a la actividad preventiva real en la empresa objeto de auditoria en el área de prevención de riesgos laborales.
  • Estudio Jurídico-Documental de su Sistema de Prevención así como la propuesta de mejoras en este sentido.

 

Una vez conocidas las características, documentalmente, por los auditores de PREVYCONTROL, éstos procederán a verificarla mediante la inspección, la observación, incluso, utilizando mediciones higiénicas (ruido, polvo, luz), o de cualquier otro tipo si se estimara necesario.

Esquemáticamente,

Reunión informativa o recepción de datos suficientes

Se trata de poner la base para elaborar una oferta concreta y adecuada a las necesidades de cada empresa.

 

Envío a la empresa del plan de auditoría

Una vez aceptada la oferta, se pactará con el cliente la fecha de comienzo y se procederá a enviarle una planificación exacta y concreta de los trabajos a efectuar con definición de equipo auditor, alcance, documentación a utilizar y calendario.

 

Solicitud de documentación

Una vez se tenga una visión general de la empresa, se procederá a solicitar documentación del sistema de prevención de riesgos laborales para que su estudio y explicación.

 

Reunión inicial

Reunión que los auditores designados y la empresa llevarán a cabo al inicio de la auditoria para concretar y aclarar aquellos aspectos relacionados con el desarrollo de esta que sean necesarios para la buena marcha de la misma.

 

Visita general a las instalaciones centrales de la empresa

Visita inicial que el equipo auditor realizara a la empresa con el fin de tener una primera impresión de su funcionamiento.

 

Revisión del sistema de prevención de la empresa

En esta fase el equipo auditor analizará los procesos de trabajo, la documentación y los registros, y realizará las mediciones que estime oportunas, para evaluar el sistema de prevención de la empresa y soportar el Informe de Auditoría.

 

Visita a otras instalaciones de la empresa

Con la finalidad de conocer el alcance del Sistema de Gestión en Prevención de Riesgos Laborales de la empresa, si fuera el caso, sería necesario y oportuno visitar algunos de los otros centros de trabajo.

 

Realización de informe. Entrega y explicación.

El equipo auditor levantará un Informe con las recomendaciones procediendo a comentarlo con la empresa.

Nueva concepción del servicio

La Ley 31/95 de Prevención de Riesgos Laborales y el RDL 5/2000 de Infracciones y Sanciones en el Orden Social fueron modificadas mediante la Ley 54/2003 de reforma del marco normativo de prevención de riesgos laborales.

De la Exposición de Motivos de dicha ley se extrajo la conclusión de que el paso que no se estaba ejecutando debidamente en la aplicación de la prevención de riesgos laborales a nuestras empresas era la INTEGRACION DE LA PREVENCION EN LOS SISTEMAS DE GESTION DE LAS EMPRESAS.

Si analizamos en su complejidad el marco normativo en prevención de riesgos laborales, llegamos rápidamente a la conclusión de que la gestión preventiva y sus responsabilidades no son algo que podamos externalizar a otra entidad. Es decir, la gestión de la prevención es algo que la empresa debe controlar y gestionar, aunque se cuente con el asesoramiento y apoyo de un Servicio de Prevención Ajeno. Por tanto, debemos huir de la externalización excesiva de la prevención por el sencillo motivo de que se opone a la filosofía de la legislación preventiva de nuestro país.

En este pensamiento abunda la constante reforma del marco normativo en prevención que se está viviendo desde el año 2.003 hasta la actualidad. Se introducen nuevos elementos de gestión internos en la empresa y se aumentan los recursos de la Administración dedicados al asesoramiento y al control en el cumplimiento de la legislación preventiva. Entre estos nuevos elementos destaca el Plan de Prevención.

En estos momentos, se considera ya necesario que la empresa disponga de medios preventivos propios, independientemente de la modalidad organizativa por la que haya optado. Este pensamiento se apoya en las siguientes argumentaciones:


  • a) El Plan de Prevención es un documento que debe elaborar la empresa –la Ley 54/2003 otorgaba un plazo de 6 meses para ello- y en el que deben figurar la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa. Luego la empresa debe definir ya su “modus operandi” en materia de prevención y los recursos que destina a ello.
  • b) Por otro lado, se impone la Presencia de Recursos Preventivos en caso de agravamiento de riesgos, actividades consideradas reglamentariamente como peligrosas o si la Inspección determina dicha presencia. Dichos recursos pueden ser propios o ajenos (trabajador designado o Servicio de Prevención Ajeno) e, incluso se puede dar esta misión a algún trabajador especialmente cualificados al efecto siempre que disponga de formación preventiva, como mínimo, para acometer las funciones de nivel básico.
  • c) Además, es de sobra conocido que de la Evaluación Inicial de Riesgos suele emanar una Planificación de la Actividad Preventiva. La responsabilidad de la ejecución de dicha planificación debe corresponder a la empresa, quedando los recursos externos –si los hubiere- para asesorar y controlar el debido cumplimiento de la Planificación.
  • d) En estos momentos, numerosas empresas disponen ya de documentación preventiva que no han comenzado a integrar en sus procesos de gestión, documentos como las Evaluaciones de Riesgos, Formación e Información a trabajadores, Planificaciones de la Actividad Preventiva, etc. La existencia de esta documentación facilitará a la empresa la tarea de asumir su propia actividad preventiva.
  • e) El RD 171/2004 por el que se desarrolla el Art.24 de la Ley 31/95 sobre coordinación de actividades empresariales, establece que cuando en un centro de trabajo presten servicios más de una empresa deberán existir medios de coordinación para el control de los riesgos existentes en dichas actividades, lo cual implica que la empresa titular del centro de trabajo debe vigilar constantemente el cumplimiento de la legislación en materia preventiva de sus empresas subcontratadas.

Propuesta de nuevo sistema de gestión

Por todo lo expuesto, resulta especialmente adecuado la adopción de un nuevo modelo organizativo en materia de prevención de riesgos laborales. Dicho modelo se constituye de la siguiente manera:

  • 1. La empresa asume su propia gestión disponiendo de recursos para ello (mediante trabajador/es designado/s, Servicios Prevención Propio o integración en Servicio de Prevención Mancomunado).
  • 2. Se concierta con un Servicio de Prevención Ajeno para las tareas de asesoramiento y apoyo que, según el caso, le sean necesarias (mediciones higiénicas, evaluaciones de especial complejidad, vigilancia de la salud, medidas de emergencia, etc).
  • 3. Se realizan Auditorías del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. La normativa obliga a realizar estas Auditorías –de modo general- cada cuatro años, si la Inspección de Trabajo no las impone, pero resulta evidente que una Auditoría Limitada con carácter Anual ayudará a mantener la tensión del sistema y su eficacia sin que ello suponga, en el transcurso de los cuatro años, un coste mayor que una Auditoría cuatrianual.

Con este sistema se consiguen cuatro objetivos:

  • a) La empresa ejecuta y controla directamente su actividad preventiva.
  • b) Se cuenta con recursos externos cuando es necesario (asesoramiento y tareas de alto contenido técnico).
  • c) Se dispone, mediante la Auditoría del SGPRL, de una herramienta de gestión que detecta el funcionamiento del Sistema.
  • d) Los Informes de Auditoría Legal se encuentran actualizados de modo permanente.

Tipos de auditoría

Evidentemente, las situaciones que sufren las empresas son altamente variables y ello exige que los servicios que se puedan aportar deban adaptarse a las circunstancias concretas que atraviese la empresa a auditar.

En este sentido, se pueden realizar los siguientes tipos de Auditorías en materia preventiva:

Auditoría legal

Es la que se realiza con el fin de cumplir con la normativa vigente en prevención de riesgos laborales. Puede ser completa – si de revisa todo el sistema de gestión – o de comprobación-seguimiento – si se ejecuta con anterioridad al plazo máximo exigido por la normativa como continuación de una Auditoría completa. Aborda tanto el ajuste del sistema a la normativa legal como el ajuste de las actividades preventivas reales de la empresa a lo establecido en el sistema.

Auditoría de coordinación de actividades

Es importante, y aún más en determinados sectores como el de construcción, el control de las actividades preventivas de empresas contratistas y subcontratistas por motivos claros de responsabilidades solidarias o subsidiarias. En este sentido, la Auditoría de coordinación de actividades aporta seguridad técnica y jurídica a la empresa principal.

Auditoría Inicial o de conocimiento

Es la que se realiza a empresas con un sistema de gestión incipiente e, incluso, inexistente con la intención de aportar herramientas de gestión que permitan la creación de un sistema de base sólida.

Auditorías de revisión limitada y de incidente

Consisten en la revisión parcial de determinados aspectos de la empresa. Se puede referir a un proceso concreto de la actividad de la empresa, a un centro de trabajo concreto, tras la ocurrencia de un accidente de trabajo, etc.

Auditoría por Requerimiento

Es la que se realiza ante un requerimiento de la Autoridad Laboral, según normativa vigente.

Auditoría de empresas

Se ejecuta para comprobar la situación en materia de prevención de riesgos laborales de una empresa ante fusiones, adquisiciones o absorciones entre empresas.

En relación OHSAS 18000

Los procesos de trabajo que utiliza PREVYCONTROL son altamente compatibles con los contenidos de la Especificación OHSAS 18000. Por tanto, se puede estar en disposición de certificar el sistema de gestión de prevención de riesgos laborales bajo la citada Especificación OHSAS 18000 a la vez que se realiza el proceso de Auditoría Legal del mismo sistema.