ASPECTOS DE FRECUENTE DISCUSION EN AUDITORIA SGPRL: La Memoria de Actividades Preventivas de la empresa
En ocasiones la elaboración de la Memoria Anual de la actividad preventiva de la empresa, su periodicidad y contenido suele conllevar ciertos problemas en el desarrollo del proceso de Auditoría SGPRL.
En los Servicios de Prevención Ajenos y Mancomunados debemos distinguir entre la Memoria del Servicio de Prevención y la de la Empresa objeto de servicio.En el primer caso, desde la promulgación de la LPRL en 1.995 y su posterior reglamentación ha existido numerosa controversia acerca del contenido y la elaboración de estas Memorias habiendo dependido de la visión de cada Comunidad Autónoma. En el caso de los Servicios de Prevención Ajenos, estas controversias han quedado prácticamente resueltas con el uso de la aplicación SERPA, que tiene carácter nacional. Pero en los Servicios de Prevención Propios y Mancomunados no ha sido así.
En el caso de los Servicios de Prevención Propios, se podría considerar que su memoria de actividades puede ser coincidente con la de la empresa al constituirse como una Unidad específica dentro de una sola empresa. Y en el caso de los Mancomunados habrá de existir una Memoria para cada empresa integrante de dicho servicio.
Es importante hacer notar que esta Memoria ha de mantenerse a disposición de la Autoridades Laborales y Sanitarias así como del Comité de Seguridad y Salud, pero no hay que realizar ningún trámite administrativo.
El soporte legal sobre la Memoria de Actividades en los Servicios de Prevención Propios y Mancomunados es el siguiente:
LEY 31/95 Art.39.2 d) (sobre Comité de Seguridad y Salud)
Conocer e informar la memoria y programación anual de servicios de prevención.
RD 39/97 Art.15.5 (Servicios de Prevención Propios)
La empresa deberá elaborar anualmente y mantener a disposición de las autoridades laborales y sanitarias competentes y del comité de seguridad y salud la memoria y programación anual del servicio de prevención a que se refiere el párrafo d) del apartado 2 del artículo 39 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
RD 39/97 Art.21.3 (Servicios de Prevención Mancomunados)
Dichos servicios, tengan o no personalidad jurídica diferenciada, tendrán la consideración de servicios propios de las empresas que los constituyan y habrán de contar con, al menos, tres especialidades o disciplinas preventivas. Para poder constituirse, deberán disponer de los recursos humanos mínimos equivalentes a los exigidos para los servicios de prevención ajenos de acuerdo con lo establecido en el presente Reglamento y en sus disposiciones de desarrollo. En cuanto a los recursos materiales, se tomará como referencia los que se establecen para los servicios de prevención ajenos, con adecuación a la actividad de las empresas. La autoridad laboral podrá formular requerimientos sobre la adecuada dotación de medios humanos y materiales.
En base a todo lo anterior, nuestro criterio en lo relativo a analizar las Memorias de Actividades en un Servicio de Prevención Propio o Mancomunado -con carácter no exhaustivo- es que se debe comprobar:
- Existencia de la Memoria con carácter anual, en el caso de los Servicios de Prevención Mancomunados deberá existir una Memoria de la actividad preventiva en cada empresa que lo constituye.
- Definición de recursos materiales y humanos
- Adecuación y comparativa con la programación anual realizada anteriormente
- Puesta en conocimiento de la Memoria Anual al Comité de Seguridad y Salud
