¿Qué características debe tener un auditor en sistemas de gestión en Prevención de Riesgos Laborales? (II)
Autor: Javier Cassini Gómez de Cádiz-Auditor Jefe en PREVYCONTROL
Medio: www.prevencionar.com
Como decíamos en el anterior artículo, en materia de sistemas de gestión de prevención de riesgos laborales se encuentra implicada en un aspecto diferencial que no es tan palpable en otras áreas de gestión: Debe contribuir a que las personas no sufran daños en su salud como consecuencia de su trabajo, luego el fin social es muy palpable. Este aspecto fuerza que estas auditorías aporten, o deban aportar, de modo palmario un valor añadido a las empresas auditadas.
Definíamos las características del auditor en este campo como transversales y las dividimos en tres bloques:
- Formación recibida y conocimientos técnicos
- Experiencia acumulada
- Personalidad
Si relacionamos los dos últimos puntos, habrá características personales que, disponiendo de ellas, se hayan desarrollado en función de la experiencia profesional o bien, hayamos adquirido ciertas técnicas que nos permitan un desempeño adecuado aunque nuestras características personales no sean las más adecuadas.
En cuanto a la EXPERIENCIA ACUMULADA, y teniendo en cuenta lo explicitado en la nota anterior, entendemos que el Auditor debe tener Experiencia en Puestos Directivos.
En materia de PRL es un principio básico, por todos conocido y que aparece de manera profusa en la legislación, la Integración de la Actividad Preventiva en los procesos normales de funcionamiento de la empresa. Por tanto, si la función del auditor es valorar el estado de definición y funcionamiento de un Sistema de Gestión en Prevención de Riesgos Laborales, se deberá de comprobar por el mismo la integración de la PRL en la actividad de la empresa y que no se convierta o haya convertido, la PRL, en una actividad aparte o staff dentro de los sistemas de funcionamiento de la empresa.
Llegados a este punto resulta claro que, para poder valorar adecuadamente el nivel de integración de la PRL y entender cómo funciona la empresa en general, se deben conocer con cierta profundidad los cometidos de cada Departamento de la empresa, sus interrelaciones generales, las vinculaciones que normalmente suelen tener con la actividad preventiva, etc.Y esto resulta complicado si no se tiene muy interiorizado cómo suelen funcionar las empresas de modo más o menos general.
Además, es con este conocimiento general y con el de aplicación concreta de la actividad preventiva con lo que se pueden detectar posibles aspectos de gestión a mejorar, a la postre lo que pensamos que toda persona vinculada a la aplicación de la PRL debe aportar. Así, en ocasiones, se logran proponer soluciones con actividades que ya están siendo realizadas en la empresa por otro Departamento o introducir un pequeño cambio de gestión en algún otro Departamento que asegure el cumplimiento de un requisito legal y mejore la gestión preventiva; además, con ello estaremos integrando la actividad preventiva en la gestión diaria y normal de la empresa…como debe ser. Un ejemplo son los cambios que se introducen en el Dpto.de Mantenimiento en una empresa industrial para ajustarnos a lo requerido por RD 1215/97 sobre seguridad y salud en equipos de trabajo.
Por todo ello, posiblemente no exista mejor garantía de conocimiento de cómo funciona una empresa -en general-, de cuáles son los cometidos de los distintos Departamentos y sus relaciones, que haber desempeñado puestos directivos que hayan permitido enfrentarse a los problemas derivados de la gestión general de una empresa. No será definitiva la coincidencia de sectores de actividad pues hablamos de gestión, no de conocimientos concretos de sector. De esta manera, se debe o debería haber alcanzado una visión de conjunto que se puede aplicar a los sistemas de gestión que se estén auditando y conjugar con los conocimientos concretos en PRL.
Concretando algo más en la experiencia de que se disponga, también nos parece adecuado disponer de práctica en el campo de Recursos Humanos. Seguro que todos estamos de acuerdo si decimos que el principal activo de una empresa son sus personas e, igualmente, coincidiremos en el pensamiento de que disponer de conocimientos en Recursos Humanos es importante para cualquier directivo o mando intermedio que tenga responsabilidad sobre otras personas.
Por tanto, la actividad de Recursos Humanos en las empresas es transversal y se encuentra relacionada con todas las áreas en las que existan personas, o sea, todas. Si le unimos a esto que la Ley de Prevención de Riesgos Laborales es una legislación orientada básicamente a la protección de los trabajadores, entenderemos la estrecha relación que suele existir entre los Departamentos de Recursos Humanos y de Prevención de Riesgos Laborales, llegando en ocasiones la actividad de Prevención de Riesgos Laborales a encontrarse integrada de manera dependiente del área de Recursos Humanos o, al menos y con mucha frecuencia, funcionalmente.
El Auditor de Sistemas de Gestión en PRL debe interrelacionar, si quiere realizar un trabajo adecuado y útil para la empresa auditada, con personas a todo nivel jerárquico y de muy distintos departamentos, además de con los implicados directamente en la aplicación de la PRL en la empresa, ya sean técnicos de prevención, delegados de prevención, miembros de Comités de Seguridad y Salud, etc.
Por lo anterior -y teniendo en cuenta que la Prevención de Riesgos Laborales se encuentra muy relacionada con aspectos como el Clima Laboral, la Motivación, la Organización de Recursos Humanos (horarios, funcionalidades, cargas de trabajo…), etc- el Auditor debe ser capaz de detectar si, debajo de la situación de gestión en PRL que haya encontrado, existen causas organizativas o vinculadas a déficits en gestión de Recursos Humanos globales o departamentales. Lógicamente, todo ello si se quieren aportar vías de solución a problemas detectados y no simplemente constatar evidencias.
La importancia de disponer de conocimientos en Recursos Humanos por parte del Auditor en Sistema de Gestión PRL se acentúa al abordar y deber valorar aspectos como los Riesgos Psicosociales y su gestión pues, como todos podemos entender, la relación entre la actividad de Recursos Humanos y la citada área preventiva es tan estrecha que, en ocasiones, llegan a confundirse conceptos de Clima Laboral y Riesgo Psicosocial, por ejemplo.
En resumen, si las personas son el activo primordial de una empresa y la actividad de Recursos Humanos se encuentra estrechamente vinculada en muchos sentidos a la Prevención de Riesgos Laborales, el Auditor en Sistemas de Gestión PRL debe disponer de conocimientos de aplicación de Recursos Humanos para valorar causas de determinados déficits en PRL, así como lograr entender adecuadamente los distintos tipos humanos que hay en cada directivo o mando intermedio y que influyen en la gestión de prevención de riesgos laborales, además de por la coincidente transversalidad de los Recursos Humanos y de la Prevención de Riesgos Laborales.
Abordando características vinculadas a la personalidad y que se han podido desarrollar con la experiencia profesional, podemos citar la Independencia y la Confidencialidad.
Si hay algo que genera especiales problemas al Auditor de Sistemas de Gestión PRL es la Independencia en el desarrollo de sus actuaciones.
Independientemente, y valga la redundancia del término, de lo que impone la normativa sobre ausencia de vinculaciones y los numerosos criterios deontológicos sobre el trabajo auditor sea cual sea la disciplina en la que se desarrollen estas funciones, queremos lanzar nuestra visión al respecto derivada de nuestra experiencia profesional en el campo de la PRL.
La visión normal inicial ante la Auditoría SGPRL es de cierta defensa, que suele romperse fácilmente cuando el auditor ha conseguido trasladar que su fin es colaborar para que la PRL sea un valor positivo en la gestión de la empresa auditada. Se suele romper fácilmente porque la visión general de empresas y trabajadores es que el auditor es una persona independiente y que trata de colaborar en la mejora de la gestión preventiva de la empresa. Pero, en ocasiones, nos podemos encontrar con varias visiones que dificultan el trabajo auditor y que están íntimamente relacionadas con la independencia de que debe hacer gala el auditor:
- Una -por parte de la empresa- que cree que, por el hecho de pagar el trabajo auditor, éste podría estar obligado a suavizar u obviar situaciones detectadas.
- Otra, por parte de los trabajadores entrevistados, que piensan -por el mismo motivo- que el auditor es un enviado de la empresa y hay que darle una visión lo más positiva posible de la aplicación de la PRL en su empresa.
- Igualmente, por parte de los trabajadores, se puede entender que es el momento de reivindicar aspectos demasiado concretos que no funcionan adecuadamente (una silla rota, incomodidades concretas derivadas de temperatura, etc).
Es muy posible que aparezcan algunas otras visiones pero estas son las que hemos detectado como más frecuentes cuando no es positiva dicha visión.
Cuando el auditor se encuentra en estas situaciones debe hacer un esfuerzo por explicar a:
- La empresa: Que los comentarios que se trasladen a un Informe de Auditoría son oportunidades de mejora y ayuda para evitar accidentes y responsabilidades futuribles ante los mismos. Por tanto, hay que tratar de hacer ver que el informe debe reflejar la realidad de la empresa en materia preventiva y que le interesa que sea así, más que enfrascarse en una discusión sobre la independencia que debe tener el auditor, ése debe ser el último recurso, al que, en nuestro caso, es muy raro que lleguemos.
- A los trabajadores: Que no se trasladan comentarios personales ni dato concreto a los Informes de Auditorías ni de ningún otro modo (es importante que sea así) así que se pide plena sinceridad en las opiniones que se aporten al auditor. Igualmente, que la PRL favorece de modo general a los trabajadores y que por tanto no dejen pasar la oportunidad de aportar lo posible, que es su punto de vista. Tampoco es conveniente hacer un alegato en pro de la independencia del auditor, frecuentemente cuando más se incide en esto, más desconfianza se provoca, recordemos el dicho “Dime de lo que presumes y te diré de lo que careces”.
Es también importante comentar que es básico que el auditor no se deje llevar por el sesgo pro-empresa o pro-trabajador que es sencillo tener por la evolución profesional de cada uno. Se debe hacer un esfuerzo de abstracción e imponerse la independencia y visión crítica personal. Es posible que, en ocasiones, el principal obstáculo para la independencia del auditor se encuentre en los prejuicios y sesgos del propio auditor.
Si abordamos la Confidencialidad en materia de Auditoría SGPRL, podemos valorarla, además de como un valor intrínseco al proceso, desde dos puntos de vista:
- Internamente, respetando la confidencialidad de la información que nos haya sido trasladada por los participantes en el proceso.
- Externamente, siendo cuidadosos de no trasladar fuera de la organización auditada la información que se haya obtenido durante el proceso auditor.
Para el Auditor SGPRL es fundamental recabar información veraz con el fin de detectar el ajuste de la aplicación de la PRL a la normativa vigente así como para poder valorar el Sistema de Gestión utilizado en materia de PRL.
Si nos centramos en el aspecto interno, una parte muy importante de esta información se obtendrá de las entrevistas que se mantengan con personas con distintas visiones en función de su puesto de trabajo u ocupación dentro de la aplicación de la PRL, ya sean Directivos, Mandos Intermedios, Delegados de Prevención, Trabajadores sin implicación directa en el SGPRL, etc.
Por tanto, desde nuestro punto de vista, el Auditor debe:
- Trasladar al inicio de la entrevista su compromiso de confidencialidad, la necesidad de disponer de información veraz para que el proceso auditor aporte valor al SGPRL de la empresa auditada y, por tanto, solicitar la máxima sinceridad. Por ello, hay que trasladar también el uso que se hará de dicha información.
- Para ello, el auditor debe crear un clima distendido y no hacer referencia directa alguna a información obtenida por otros medios, especialmente si se ha obtenido de otros trabajadores.
- El número de personas entrevistadas debe ser significativo, tanto por lo que supone de validez y contraste de la información como por la necesaria pérdida de identidad personal de la información.
- Una vez obtenida la información, hay que evitar trasladar al Informe de Auditoría SGPRL cualquier tipo de referencia a comentarios concretos realizados por los trabajadores o cualquier aspecto que pudiera identificar a los mismos. El Auditor SGPRL debe recoger la información, hacerla global y transmitirla -una vez interpretada- como propia en el Informe de Auditoría en sus distintos apartados. Los datos obtenidos en las entrevistas son solamente una fuente de información.
- Si algún Mando Intermedio o Directivo preguntase por los comentarios realizados por los trabajadores, no se le debe facilitar datos concretos sobre lo transmitido por cualquier persona. El Auditor SGPRL debe tener las habilidades suficientes para evitar cualquier conflicto que se pudiera generar a este respecto sin facilitar información concreta.
Abordando el aspecto externo de la confidencialidad que debe disponer el Auditor SGPRL, se debe afirmar que se debe respetar escrupulosamente la normativa en Protección de Datos vigente, los datos e información recabados en el proceso auditor no deben de ser trasladados fuera de la organización de ningún modo. Igualmente, el Auditor SGPRL está afectado, en lo relativo a su gestión de trabajo, por la ISO 19011:2011 en la que la confidencialidad es un principio de auditoría básico. Además, el Contrato para la realización de una Auditoría SGPRL debe incluir una cláusula expresa de compromiso de confidencialidad por parte de la entidad auditora.
