Los medios tecnológicos y la gestión de la Prevención de Riesgos Laborales: una visión auditora

Uno de los aspectos que se comprueba, o debe comprobarse, en el proceso de Auditoría Legal del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales (SGPRL) es el ajuste de los medios de que dispone la empresa para acometer sus necesidades en materia preventiva.

Los medios alcanzan desde los recursos humanos, directos o indirectos, de que se dispone para asumir sus obligaciones y necesidades, al instrumental oportuno para realizar mediciones, en su caso, o a los medios tecnológicos adecuados para que los recursos humanos no dediquen excesivo tiempo a tareas administrativas o burocráticas y, por otro lado, faciliten el acceso rápido y ágil del Sistema de Gestión en materia de Prevención de Riesgos Laborales a toda la organización, ya sea para aportar datos al sistema o para informar sobre los contenidos del mismo.

Centrándonos en éstos últimos, en ocasiones, mientras nos encontramos en un proceso de Auditoría Legal SGPRL, algunas empresas comentan estar en proceso de elección sobre diversas herramientas en materia preventiva, o no estar satisfechos con los medios tecnológicos de que disponen en ese momento; es frecuente que se manifiesten muchas dudas al respecto.

Las herramientas tecnológicas que se usan en materia de gestión preventiva alcanzan a la totalidad de la gestión PRL o a aspectos determinados, como puede ser la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), y pueden encontrarse vinculadas a la gestión tecnológica general de la empresa, o bien ser una herramienta aislada que solamente se utiliza para la gestión preventiva en la empresa.

Como objetivos de la incorporación de herramientas tecnológicas a la gestión preventiva, las empresas pueden pretender finalidades como la disminución de errores aportando mayor seguridad jurídica, el aumento de la productividad y la mejora de los procesos así como favorecer la integración de la PRL en las políticas corporativas de la empresa, por ejemplo.

Es importante tener en cuenta que la actividad profesional en prevención de riesgos laborales, tal y como la conocemos hoy, es bastante novedosa y que las herramientas existentes en el mercado, en algunas ocasiones, están empezando a rodar; aunque ya algunas herramientas disponen de amplia trayectoria y confiabilidad a través de clientes de elevado volumen y prestigio.

Por ello, nuestra recomendación siempre va en varios sentidos, siempre pensando que es una decisión cuyas consecuencias -positivas o negativas- deberemos mantener bastante tiempo e influye notoriamente sobre la gestión preventiva:

• Contar con un partner tecnológico que pueda aportar experiencia contrastada y se convierta, de este modo, en un consultor tecnológico, especialmente durante el proceso de implantación y adaptación de la herramienta a nuestra empresa. Además, también es importante contrastar la existencia de un soporte de atención fiable y efectivo sostenido en el tiempo.
• Que en el diseño y desarrollo de la herramienta hayan participado, y participen, personas con conocimiento elevado en materia de gestión de prevención de riesgos laborales.
• Elegir una herramienta que disponga de la dimensión de respuesta adecuada al volumen y actividad de nuestra empresa. Siempre utilizamos la misma conocida frase: “No matemos moscas a cañonazos”.
• Por último, que la herramienta tenga posibilidad de crecimiento y desarrollo pues, es posible, que nuestras necesidades PRL vayan variando con el tiempo. La herramienta escogida debe tener la posibilidad de crecer con nuestra empresa en paralelo y de manera ágil.